Política de privacidad de FITOPHY

Última actualización: [FECHA].

1. Para qué es este texto

FITOPHY es un programa de gestión para distribuidoras de productos fitosanitarios y abonos. Lo usa cada distribuidora para llevar sus ventas, compras, almacén, facturación, cobros y las obligaciones oficiales del sector (el registro de transacciones de fitosanitarios, el libro oficial y la facturación verificable).

Aquí se explica quién trata los datos personales que entran en el programa, para qué, con qué base legal, a quién se comunican, cuánto tiempo se guardan y cómo ejercer tus derechos.

2. Quién es responsable de tus datos

Depende de qué datos se trate:

• Los datos del negocio de cada distribuidora (sus clientes y agricultores, sus proveedores, sus trabajadores usuarios del programa, sus facturas, cobros y declaraciones oficiales). El responsable es la distribuidora que usa FITOPHY. Si eres cliente o proveedor de una distribuidora, o trabajas en ella, es a ella a quien tienes que dirigirte. Sus datos de contacto están en sus facturas y en su propia política de privacidad.
• Los datos de la relación entre la distribuidora y el proveedor de FITOPHY (contrato, facturación del servicio, soporte) y los datos técnicos que genera el propio servicio (registros de acceso y de seguridad). El responsable es el proveedor de FITOPHY:
  • Razón social: [RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR]
  • NIF: [NIF]
  • Domicilio: [DOMICILIO]
  • Correo de contacto para privacidad: [CORREO DE PRIVACIDAD]
  • Delegado de protección de datos: [DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS, SI SE NOMBRA, O "NO SE HA NOMBRADO"]

Para los datos del negocio de la distribuidora, el proveedor de FITOPHY actúa como encargado del tratamiento: los trata solo por cuenta de la distribuidora, siguiendo sus instrucciones y con el contrato que exige el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

3. Qué datos se tratan

Según el uso que haga cada distribuidora, el programa puede contener:

• De los clientes y agricultores: nombre o razón social, NIF, dirección, teléfono, correo, datos bancarios para cobros, número de inscripción en el Registro Oficial de Productores y Operadores (ROPO) y su vigencia, persona autorizada para comprar y su documento de identidad, historial de compras, facturas, cobros y deuda, y la firma de quien recibe una entrega cuando se firma en el propio programa.
• De los proveedores: nombre o razón social, NIF, dirección, contacto, datos bancarios, compras y pagos.
• De los usuarios del programa: nombre, correo, rol en la empresa, el registro de lo que hace cada uno dentro del programa y los datos del segundo factor de autenticación.
• Del transporte de mercancías peligrosas: nombre, documento y matrícula del conductor y del transportista cuando se rellenan.

El programa no está pensado para tratar categorías especiales de datos (salud, ideología y demás del artículo 9 del RGPD) y no deben introducirse.

4. Para qué se usan y con qué base legal

Para los datos del negocio de la distribuidora, las finalidades y bases legales las fija ella como responsable. Las habituales son:

• Gestionar la relación comercial con clientes y proveedores (pedidos, albaranes, facturas, cobros y pagos). Base: ejecución de un contrato (art. 6.1.b del RGPD).
• Cumplir las obligaciones legales del sector y fiscales: registro de transacciones y libro oficial de productos fitosanitarios, comprobación del ROPO del comprador, facturación verificable (Veri*Factu), transporte de mercancías peligrosas y conservación de la documentación mercantil y fiscal. Base: obligación legal (art. 6.1.c del RGPD).
• Dar acceso al programa a los trabajadores y dejar constancia de quién hace cada operación. Base: ejecución del contrato laboral y el interés legítimo en la seguridad y la trazabilidad (art. 6.1.b y 6.1.f del RGPD). [CONFIRMAR BASE LEGAL]

Para los datos de los que es responsable el proveedor de FITOPHY:

• Prestar y facturar el servicio a la distribuidora. Base: ejecución del contrato.
• Mantener la seguridad del servicio (registros de acceso, detección de usos indebidos). Base: interés legítimo en proteger el servicio y los datos de los clientes. [CONFIRMAR BASE LEGAL]

5. A quién se comunican

• A las administraciones, cuando la ley lo exige y lo decide la distribuidora: al Ministerio de Agricultura o a la comunidad autónoma (registro de transacciones de fitosanitarios), a la Agencia Tributaria (facturación verificable) y a quien corresponda en cada caso.
• A los proveedores que prestan la infraestructura del servicio (subencargados del tratamiento), que solo tratan los datos para hacer funcionar el programa:
  • Supabase Inc.: base de datos y servidor de acceso. Los datos se guardan en la región de París (Francia).
  • Vercel Inc.: alojamiento de la aplicación. Las funciones se ejecutan en París, pero parte del tratamiento puede hacerse fuera del Espacio Económico Europeo (ver el apartado 6).
  • [PROVEEDOR DE CORREO SALIENTE DEL SERVIDOR DE ACCESO, SI SE CONTRATA]: envío de los correos de invitación y de recuperación de contraseña.
• Al servidor de correo de la propia distribuidora, cuando ella configura el envío de documentos por correo desde el programa.

No se venden datos ni se ceden a terceros para publicidad.

6. Transferencias fuera del Espacio Económico Europeo

La base de datos está en Francia. Sin embargo, Vercel Inc. declara que sus instalaciones principales de tratamiento están en Estados Unidos y que una parte del servicio se ejecuta en todas sus regiones. Esa transferencia se ampara en [MECANISMO: DECISIÓN DE ADECUACIÓN DEL MARCO DE PRIVACIDAD DE DATOS UE-EE. UU., SI EL PROVEEDOR ESTÁ ADHERIDO, O CLÁUSULAS CONTRACTUALES TIPO DE LA COMISIÓN EUROPEA DE 2021]. Puedes pedir información sobre estas garantías en [CORREO DE PRIVACIDAD].

7. Cuánto tiempo se guardan

• Datos de facturación y contabilidad: [PLAZO], el que exige la normativa mercantil y tributaria.
• Registro de transacciones y libro oficial de fitosanitarios: [PLAZO], el que exige su normativa.
• Documentación de transporte de mercancías peligrosas: [PLAZO].
• Clientes y proveedores sin actividad: [PLAZO DE SUPRESIÓN DE INACTIVOS, A DECIDIR POR LA DISTRIBUIDORA].
• Usuarios del programa: mientras tengan acceso, y el registro de sus operaciones mientras se conserven las operaciones a las que se refiere.
• Registros técnicos de acceso del alojamiento: [PLAZO SEGÚN EL PLAN CONTRATADO CON EL PROVEEDOR DE ALOJAMIENTO].

Cuando termina el contrato con una distribuidora, sus datos se le devuelven y se suprimen de la forma prevista en el contrato de encargo.

8. Tus derechos

Puedes pedir el acceso a tus datos, su rectificación o supresión, la limitación de su tratamiento, la portabilidad y oponerte al tratamiento. Algunos datos no se pueden suprimir mientras la ley obligue a conservarlos (por ejemplo, una factura emitida).

• Si tus datos son de una distribuidora (eres su cliente, proveedor o trabajador), dirígete a ella. Si te diriges al proveedor de FITOPHY, trasladará tu petición a la distribuidora sin demora.
• Si tus datos son del proveedor de FITOPHY, escribe a [CORREO DE PRIVACIDAD].

Si crees que no se han respetado tus derechos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

9. Seguridad

El acceso al programa exige contraseña y un segundo factor de autenticación para todos los usuarios. Cada distribuidora solo ve sus propios datos, y la separación la hace la propia base de datos, no la pantalla. Queda registrado quién crea, cambia o anula los datos. Las comunicaciones van cifradas.

10. Cambios en esta política

Si esta política cambia, se publicará aquí la nueva versión con su fecha. [PROCEDIMIENTO DE AVISO A LAS DISTRIBUIDORAS CLIENTES]